Dijital Tercüme için çeviri prosedürü sadece tercümenin tamamlanması ile sınırlı kalmamaktadır. Her zaman en kaliteli hizmeti sunabilmek adına geliştirdiğimiz ” Adım adım çeviri” süreci birçok alanda ilkleri başlatmış ve kaliteye ulaşmak isteyen çevirmenlerin de takipçisi olduğu bir yol olmuştur. Dijital Tercüme’de çeviri yapılacak metin elimize kargo/kurye/e-posta yolu ile ulaştığı andan itibaren „çeviri sürecimiz“ başlamış olur. İlk olarak projeyi yönetecek Genel Müdürümüz projeyi değerlendirir.
1- Uygulanabilirlik: Genel Müdürümüz tarafından tarafından tercüme metni dikkatlice incelenir, kaynak dil ve hedef dil belirlenerek projenin tercüme ofisimizce uygulanıp uygulanamayacağını denetler. Bunu yaparken
– Projede talep edilen kaynak dil-hedef dil kombinasyonunda çevirmenimizin olup olmadığına
– Projede talep edilen uzmanlık alanında çevirmenimizin olup olmadığına
– Projede talep edilen kaynak dil-hedef dil kombinasyonunda denetmenimizin olup olmadığına
– Projede belli bir zaman dilimi verilmiş ise bu zaman diliminde işin yetişip yetişmeyeceğine
– Projede belli bir bütçe verilmiş ise Dijital Tercüme’nin sunacağı teklifin altında olup olmamasına
– Projede yer alacak çevirmen ve Denetmenin çeviri için müsait olup olmadığına, değillerse alternatiflerin olup olmadığına
– Projede talep edilen bir CAT Tool var ise ( Trados, Transit, Memoq vb) bunun çevirmenimizce kullanılabilir olup olmadığına
– Projede talep edilen belli bir format veya grafik çalışması var ise bunun Dijital Tercüme ekibi tarafından tam olarak uygulanıp uygulanamayacağına bakarak projenin uygulanabilirliğine karar verir. Dijital Tercüme’nin herhangi bir nedenden dolayı uygulanamaz olarak gördüğü projeler müşteriye nedeni belirtilerek işleme alınmaz.
2- Değerlendirme : Genel Müdürümüz tarafından uygulanabilir projeler değerlendirme aşamasına alınır. İnceleme sonucunda tercümenin karakter sayısı, terminolojisi, içeriği, görsel durumu ( çeviri içinde tablo, şema, resim, grafik vs bulunması halinde bunların nasıl hazırlanacağı, hangi formatta teslim edileceği ve tercüme süresine etkisi ) belirlenir.Metne özel durumlar ve müşterinin metinle ilgili istekleri belirlenerek, çevirmen seçimi aşamasına geçilir.
3- Çevirmen ve Denetmenin seçimi:
a- Çevirmen Seçimi: Genel Müdürümüz çevirmen arşivimizden kaynak-hedef dil çiftindeki çevirmenleri tespit eder ve uzmanlık alanına göre proje için en uygun çevirmeni atar. Bunu yaparken çevirmen arşivinde bulunana bilgilerden yararlanır. Örneğin İngilizce dilinden Türkçe’ye tercüme edilecek medikal içerikli bir metin için çeviri arşivimizdeki İngilizce sayfasındaki medikal çevirmenler sayfası seçilir ve medikal alandaki projeye uygunluğu ( çalışma deneyimi, alan deneyimi, süreyi kullanma becerisi,uzmanlığı) en fazla olan çevirmen aranarak ( iletişim bilgileri arşivimizde mevcuttur) proje kendisine gönderilir. Teslim edebileceği maksimum süre tespit edilir ve kendisi ile anlaşmalı olduğumuz birim fiyat üzerinden çeviri bütçesi çıkarılır.
Çeviriyi sadece iki dili ve iki kültürü iyi bilen bir kişinin yapmasından ziyade özellikle ticari çeviri/teknik çeviri /hukuk çevirisi yanı kısaca özel metin çevirisi söz konusu olduğunda; konu ile ilgili alan bilgisi de eklemek gerekir. Hukuk, ticari, teknik gibi alanlarda çeviri yapan bir çevirmen bu alanlar hakkında yeterince bilgi ve donanıma ve bir dilden diğer dile “aktarma” yapabilme becerisine de sahip olunmalıdır. Bu yüzden her dil için sürekli olarak çalıştığımız çevirmenlerden uzmanlık alanına göre çevirmen seçimi yapılır.
b-Denetmen Seçimi: Genel Müdürümüz Denetmen arşivimizden kaynak-hedef dil çiftindeki Denetmenleri tespit eder ve uzmanlık alanına göre proje için en uygun Denetmeni atar. Bunu yaparken Denetmen arşivinde bulunan bilgilerden yararlanır. Örnek “Denetmen” sayfası ekte sunulmuştur. Örneğin İngilizce dilinden Türkçe’ye tercüme edilecek medikal içerikli bir metin için Denetmen arşivimizdeki İngilizce-Türkçe sayfasındaki medikal Denetmenler sayfası seçilir ve medikal alandaki projeye uygunluğu ( çalışma deneyimi, alan deneyimi, süreyi kullanma becerisi,uzmanlığı) en fazla olan Denetmen aranarak ( iletişim bilgileri arşivimizde mevcuttur) proje kendisine gönderilir. Teslim edebileceği maksimum süre tespit edilir ve kendisi ile anlaşmalı olduğumuz birim fiyat üzerinden çeviri bütçesi çıkarılır.
4-Fiyat ve süre teklifi (Proje Planı ve Takviminin Oluşturulması): Dijital Tercüme, müşteri tarafından mesai saatleri içinde e-posta, faks veya elden teslim edilen her dosya için “Fiyat Teklifi” hazırlar ve müşteriye ulaştırır. Fiyat Teklifi; içerisinde
o tercümesi yapılacak müşterinin adı
o firmada iletişime geçilen kişinin adı ve ünvanı, adresi ve iletişim bilgileri,
o Dijital Tercüme’ye ait tüm unvan, adres ve iletişim bilgileri
o Konu Materyaline ait kaynak dil ve hedef dil bilgileri ( hangi dilden hangi dile tercüme edileceği)
o 1000 boşluksuz karakter başına Dijital Tercüme’nin o dil için birim fiyatı
o Konu Materyali’nde bulunan karakter sayısı ve birim fiyat ile çarpımı ile oluşan matematiksel hesap
o bunun sonucunda oluşan nihai fiyat
o teslim süresi( Teslim süresi, çevirmenden teslim alınacak her 20 bin boşluksuz karakter için, Denetmen kontrolü için üzerine 1 gün eklenerek verilir.)
o Konu Materyali’nin uzmanlık bilgisi
o ödeme bilgilerini kapsar. Fiyat teklifi( ek 1’de örnek olarak sunulmuştur) müşteriye 30 dakika içinde iletilir. Her fiyat teklifi Sistem Yönetim’de “teklifler” sekmesinde kayıt altında tutulur ve böylece proje “tanımlanmış “ olur.
Müşteriye fiyat teklifimiz ile birlikte mutlaka uzmanlık alanına göre özel hazırlanmış “ Uzmanlık Alanı Tanıtımımız” ve Çalışma Kitabı’mız ile E-katalogumuz gönderilir. Bu dökümanlar içerisinde
o Kurumsal kimliğimiz, misyonumuz, vizyonumuz ve ilkelerimizi
o Avantajlarımızı
o Uzmanlık alanına göre yaptığımız çalışma prosedürümüzü
o Genel Çalışma sistemimizi
o Uzmanlık alanına göre referanslarımızı
o Genel referanslarımızı
o Sertifikalarımızı
o İletişim bilgilerimizi
o Krokimizi içerir.
Fiyat ve süre teklifimiz müşterimize yazılı olarak e-posta ile veya talebe bağlı olarak antetli kağıdımıza basılarak kurye ile elden teslim edilir
5-Müşteri Onayı ve Sözleşme: Müşteriden yazılı onay gelmesinin ardından teklif , Sistem Yönetim’de onaylanarak “ tercüme” adı alır.
Müşteriye çeviri sözleşmesi ıslak imzalı olarak kurye ile gönderilir ve aynı kurye ile ıslak imzalı olarak sözleşmenin bir nüsahası müşteride, bir nüshası Dijital Tercüme’de kalacak şekilde arşive kaydedilir.
6- Proje Müdürü Gözetimi: Çevirmeni, Denetmeni, süresi, bütçesi ve uzmanlık alanı belirlenmiş olan çeviri; Genel Müdür tarafından Proje Müdürü’ne teslim edilir. Proje Müdürü Sistem Yönetimi’nde bu projeyi teklifler bölümünden alarak dosya takibi bölümüne işler. Burada her dosya için bir referans numarası atanır. Sistem Yönetim’den kuruluş tarihinden itibaren yapılmış olan tüm tercümeler kronolojik sıra ile kayıt altında tutulur.
7- Çevirmene Yönlendirme: Proje Müdürü tarafından sisteme işlenen çeviri, çevirmene çeviri projesi ile ilgili sözlü olarak teyit edilen detaylar yazıya dökülerek ve 16 adım için gerekli zaman çizelgesi çıkarılarak çevirmenden de yazılı onay alarak iletilir. Buna proje atama yazısı denir. ( E-posta yoluyla veya antetli kağıda basılmış olarak)
8-Çevirmen Onayı: Çevirmen Teklifine yazılı onay geldiğinde çeviri işlemi başlamış olur. Çeviri işlemi 3 ana basamaktan oluşur
a- Hazırlık ve veri tabanı oluşturma : Çevirmene daha önce veri tabanımızda konu ile ilgili terminolojik arşiv veya müşteri tarafından verilmiş bir TM var ise teslim edilir. Çevirinin süresini azaltmak hedeflenerek yardımcı olacak tüm teknik bilgiler, kaynak ve dökümanlar hazırlanır. Tercümanımıza; firmamıza ait arşivde bulunan özel literatür sözlükleri, terim bankası, terminoloji listeleri ve tercümenin yapılacağı sektör bilgileri araştırılarak sunulur.
Konuya ilişkin kaynak metin ve/veya çeviri hizmetine destek olacak malzemeyi (koşut metin, alan sözlükleri, bellekler vb.) tamamladıktan sonra çeviri süreci başlar. Halihazırda terminoloji listesi bulunmuyor ise önce projenin belkemiğini belirleyen bir terminoloji listesi belirlenir, önce Denetmen denetimine ardından da gerekli durumlarda müşteri denetimine gönderilir.
b- Çeviri: Hazırlık aşamasında temin ettiği dokümanları kullanıma uygun hale getiren çevirmen müşteri tarafından yardımcı programla çeviri talep edilmemiş ise standart çeviri kuralları gereğince çeviriyi tamamlar. CAT Tools kullanılması müşteri notunda belirtilmişse, o zaman yardımcı programları çeviri sürecine dahil ederek çeviriyi tamamlar.
Yanlış bir yoruma yol açmaması amacıyla tüm kelimeler büyük bir dikkatle seçilir ve doğruluğundan katiyetle emin olmadan tek bir sözcük kullanılmaz. Çeviri sürecimizde terminolojik olarak bulamadığımız bir sözcük olursa veya orjinal metinden kaynaklanan bir çelişki olur ise, cümlenin tam anlamı veya sözcüğün tam anlamı müşteri ile teyitleşerek belirlenir, ona göre çeviri yapılır. Çeviri tamamlandığı zaman, ilk kontrol/ön okuma aşamasına geçmeden önce Proje Müdürü’ne durum bilgisi verilir ve Proje Müdürü de müşteriye ilk bilgilendirmeyi yapar.
c- İlk Kontrol/Ön Okuma: Ana hatları ile hedef metin çevirmen tarafından iki defa okunur. Hedef dildeki gramer, yazım yanlışı ve anlam bozuklukları tespit edilerek düzenlenir. Ön okuma; metnin temel kategorilerde düzenlenmesi ve okuyucunun metni tam olarak anlaması ya da metnin yayına sunulacağı resmi/özel kurumun onayının alınması amacıyla göze batacak hatalardan arındırılması işlemidir. Bunun yanında tercüme satır satır kontrol edilerek tercüme hataları düzeltilir. Metnin kendi içinde tutarlı ve sabit olması sağlanır. Ana hatlarıyla metin okumasında gerekli olan sadelik, akıcılık ve bütünlük korunur, ön okuma aşamasında metnin anlam kargaşalarından uzaklaşması sağlanır; temel düzeltmeler yapılır ve teslime hazır hale gelir. Proje Müdürüne belirtilen saatte teslim edilir.
9- Denetmene Yönlendirme: Proje Müdürü’nün çevirmenden ön okuması yapılmış metni teslim almasının ardından müşteriye çevirinin denetmene yönlendirme aşamasında olduğu bilgisi verilir. Bu süre teslim süresinden her 20 sayfa çeviri için 1 gün öncesidir. Denetmen, çevirmen tarafından ön okuması yapılmış metni alır ve redaksiyondan geçirir. Redaksiyon süreci hem ön okuma-temel denetim sürecini (Metnin imla, yazım, gramer, tutarlılık ve format açısından denetimi ) hem de dilin kullanımı açısından düzelti, anlatım bozukluklarından arınma (metin çift anlam kullanımı, anlam karışıklığı, gereksiz sözcük kullanma, sözcüğü yanlış anlamda kullanma, sözcüğün yapısındaki yanlışlık, sözcüğün yanlış yerde kullanımı, atasözlerinde anlam veya terim karmaşası, mantık hataları, gereksiz yardımcı fiil kullanımı, zamir eksikliği, özne yüklem uyuşmazlığından kaynaklanan anlatım bozukluğu, dolaylı tümleç eksikliği, zarf eksikliği, çatı uyuşmazlığı, nesne eksikliği, özne yanlışlığı açısından kontrol edilir), akademik, hukuki, tıbbi, ekonomik, ticari, finansal, edebi, sosyal, teknik ve medikal terminolojiye göre metnin denetimi ve yabancı sözcük kullanımı, patent çevirilerinde veya patent yazımlarında şablona uyum denetimi, akademik yayınlarda sunulacak kuruma göre denetim, reklam ve web sitesi metinlerinde müşteri odaklı çeviri denetimini kapsar.
Redaksiyon sürecindeki amaç özetle; metni gramer, yazım, şablon ve içerik açısından eksiksiz ve hatasız biçimde; bu aşamada müşteri/yayıncı/yazar tarafından gelecek talepleri de göz önüne alarak metnin sunulacağı yetkili kuruma hazır hale getirmektir. Bunu yaparken de bütün olarak dokümanın anlatım güzelliklerini ve inceliklerini korumak, beher kelimenin yerine ve anlamına uygun olup olmadığı kontrol etmek ve daha uygun seçenekler varsa araştırmaktır. Bu gereksinimler redaksiyon sürecinin hedef dil için ana dile sahip olan ve ayrıca yazma sanatı ve metin tutarlılığında uzman kişiler tarafından yapılmasını gerektirmektedir.
TDK’nın önerisi ile düzelti veya düzeltme de diyebileceğimiz redaksiyon, redaksiyonu yapan kişi/redaktör tarafından metin üzerinden açıklama yapılmadan değiştirilerek yapılacağı gibi, “değişiklikleri izle” sekmesi ile yapılan düzeltmenin açıklanması da tamamlanabilir.
10- Yerelleştirme işlemi: Yerelleştirme, bir metnin/yazının veya çevirinin hedef dilin kültür, örf ve güncel kullanım diline uygun biçime getirilmesi, hedef kitlenin okuduğunda “ kendisine ait” hissedebileceği, yabancılık duymayacağı ve yayınlanacağı ülkenin coğrafyasına uygun hale getirilmesi işidir. Yerelleştirmede sadece dili ve kullanım özelliklerini bilmek yeterli değildir, geçmişten günümüze tüm kelime kullanımlarını, bu kelimelerin coğrafi yörelere göre girdikleri şekilleri, atasözlerini, deyimleri ve metnin içeriğine göre dil karşılıklarını bilmek çok önemlidir. Örneğin hukuki bir metinde rahatlıkla kullanılacak “ teşebbüs” sözcüğünü, bir bilişim metninde veya kullanım kılavuzunda kullanmak doğru olmaz. Dolayısı ile lokalizasyon “yerine göre düzenleme” işidir. Bu süreç, denetmen tarafından düzelti içinde tamamlanır. Denetmenin, hedef dildeki kültürü, atasözlerini, deyişleri, deyimleri, işaret dilini, yazılışları çok iyi bilen ve resmi dile olduğu kadar; günlük dile, gerekirse argo ve sokak söyleyişlerine de hakim, 100 yıl önce yazılmış bir metindeki kelimeleri günümüzdeki kullanımına uygun kullanabilecek düzeyde olması, metnin kullanacağı sektöre göre de ( yazılım, web sitesi, tanıtıcı reklam, edebi çeviri, hukuki sözleşmeler vs) düzenlenmesi gerekmektedir. Tercüme “yerel” hale getirilir. Okuyucu, hiçbir şekilde metne veya kültüre yabancılık çekmez, çok farklı durumlarda “çevirmenin notu” ibaresi ile açıklama yapılır.
Denetimi ve gerekli durumlarda yerelleştirme işlemi tamamlanan metin Proje Müdürü’ne teslim edilir. Her 20 sayfa için 12 saat önceden teslim yapılmaktadır. Proje Müdürü müşteriyi çevirinin son okuma aşamasına geçtiğinin bilgisini verir.
11-Proje Müdürünün Son Okuması: Proje Müdürü tarafından içerik, metin bütünlüğü ve şablonu kontrol edilen, eksik, hata veya başka bir kusur tespit edilmeyen dosya Genel Müdür’e müşteriye teslimi için verilir, her 20 sayfa için 6 saat önce Genel Müdür’e teslim yapılır. Hata tespit edilen durumlarda Denetmene hatanın kaynağını açıklayan bir not ile geri gönderilir.
12- Son Onay: Genel Müdür tarafından içerik, anlam, düzenleme, şablon ve tamamlık konusunda kontrol edilen çeviri metnine son onay verilir. Son onayda problem olması durumunda Proje Müdürü’ne hatanın kaynağını açıklayan bir not ile Düzeltmene gönderilmesi amacı ile çeviri teslim edilir.
12 a- Düzeltmen Kontrolü: Çevirmenin çift kontrolü, denetmen kontrolü, Proje Müdürü’nün kontrolünün yetersiz kaldığı bir durum oluşursa, denetmen arşivinden konuda uzman bir “ düzeltmen” atanır ve problemli bölüm çözülerek teslim yapılır.
13- Teslim : Genel Müdürümüz, tercümesi, kontrolü, redaksiyonu, lokalizasyonu ve son aşamaları tamamlanmış ve Proje Müdürü’nden onay almış olan metni çeviriyi istenilen tarih ve saatte müşteriye teslim eder.
14- Faturalandırma:
Fiyat teklifi üzerinden belirlenmiş olan ödeme, müşteriye faturalandırılır ve aynı gün ücretsiz kurye ile müşteriye teslim edilir.
15- Memnuniyet Anketi: Her çeviri işimizden sonra Genel Müdürümüz tarafından müşterimiz aranarak, kaliteye onay vermesi talep edilir. Herhangi bir sorun bildirimi olur ise gerekli düzenlemeler yapılır ve ilerde aynı durumun oluşmaması için gerekli önlemler alınır.
16- Kasa Hizmeti: Onaylanan çeviri en son olarak arşive kaydedilir, iki bilgisayarda yedeği alınır , dijital kasaya konulur. Böylece müşteri istediği tarihteki çevirisini istediği zaman tekrar telep edebilir.