Diploma, transkript, sürücü belgesi vb. kişisel evrakların ilgili kurumlara ibraz edilmesi sürecinde noter tasdikli yeminli çeviriler önem taşır. Çoğu zaman ağır hukuki sözleşmeler, teknik şartnameler, medikal cihaz kılavuzları ile boğuşan çeviri işletmeleri nispeten daha rahat gördükleri bu tarz çeviriler için çeviri hamilini de bekletmemek amacıyla hızlıca çözüm üretme yoluna gider. Fakat bu oldukça sakıncalı bir yöntemdir.
Deneyim: Eğer evrak takibi ve yabancı dilde hazırlanan dokümanlar konusunda ayrıca eğitim alınmadı çeviriden sonraki tasdik, apostil ve verilen kurumun onayı sürecinde epey sıkıntı yaşanılması kaçınılmazdır. Her noterin, her konsolosluğun ya da her kurumun kendine ait normları ve kuralları vardır. Kaşenin nereye basılacağı bile çoğu zaman önem taşır.
Latin alfabesi kullanmayan diller: Sağdan sola doğru yazılan ve harekelerle seslendirilen Arap alfabesi, çoğunlukla el yazısı kullanılan ve italik yazılan Kiril alfabesi, Türkçedeki İ, Ç, Ğ, Ü, Ö gibi harflerin yarattığı sıkıntıları çözebilmek için mutlaka bu dillere tam anlamıyla hakim olunmalıdır.
Kültürel farklılıklar: İsimlerin ve tarihlerin sıralaması, noktalama işaretlerinin yeri, hatta doğum belgelerinde pasaporttaki soy isim ile evraktaki tutarsızlığın ( oğlu/kızı tabirinin soy isme eklenmesi), bazı ülkelerde nikah akitlerinde resmi damga bulunmaması veya sözleşmelerde geçen dini ibareler ( Besmele ile başlanması vb.) dikkat edilmesi gereken diğer bir konudur.
Sistemsel Farklılıklar: Buna örnek olarak eğitim sistemi her ülkede aynı olmadığı için diplomalarda yaşanan yaklaşık değer durumunu gösterebiliriz. Bu mantıkla çeviri yapılması yine zaman ve maliyet açısından çok şey kaybettiren düzeltme işlemleri ile sonuçlanıyor. Örneğin “Zeugnis der Allgemeinen Hochschulreife” için doğrudan Lise Diploması yazıp geçmek yerine mutlaka sistemde olmasa da yaklaşık bir çeviri ile karşılanmalı ve çevirmenin notu ile öğrenciye üniversiteye/yüksekokula devam etme hakkı verir bir belge olduğu belirtilmelidir.
Doğru kelime seçimi: Bu tip belgelerin verileceği kurumlar tam bir dil birliği istedikleri için terminolojiye dikkat edilmeli, gerekirse ilgili kurumun web sayfasını çift dilli olarak inceleyerek kullanım örnekleri araştırılmalıdır. Öğrenim=Studium ve Öğretim= Lehren’in karıştırıldığı örneklere de sıkça rastlamaktayız.
Son Kontrol: Yabancı dildeki evrakların Türkçeye çevirisinde mutlaka bu konuda eğitim almış uzman bir ekibin isim, bilgi, düzenleme ve yayın tarihi, geçerlilik gibi süreçleri kontrol ederek ilerlemesi gerekmektedir.